Az sayıda aracı olan işletme taşıt tanıma sistemine geçmeli mi?

Bu kararın ölçütü araç sayısı değildir. Taşıt tanıma sistemi, Shell istasyonlarında şirket araçlarını plakasından tanıyıp yakıt alımını sürücünün eline bırakmadan tamamlayan kurumsal bir yakıt yönetim modelidir. Çözdüğü asıl problem, yakıtın hangi araca, ne zaman, nerede ve ne kadar alındığının kendiliğinden kayda geçmesidir. Bu problem birkaç araçlı bir servis işletmesinde de onlarca araçlı bir nakliye firmasında da aynı biçimde vardır. Değişen tek şey, aynı kaydı elle tutmanın ne kadar zaman aldığıdır.

Bu yüzden geçiş kararı filonun büyüklüğüne bakılarak değil, mevcut düzenin size ne kadar bilgi verdiğine ve o bilgiyi toplamak için ne kadar iş yaptığınıza bakılarak verilir.

Mevcut düzeniniz şu soruları cevaplıyor mu?

Değerlendirmeye sistemden değil kendi sürecinizden başlayın. Aşağıdaki soruları hafızanızdan değil, elinizdeki kayıtlardan cevaplamayı deneyin.

• Geçen ay hangi araca toplam ne kadar yakıt alındı?
• Alımlar hangi istasyonlarda ve günün hangi saatlerinde yapıldı?
• Her araca kendi yakıt türü mü konuldu?
• Bir aracın harcaması olağan seyrin dışına çıktığında bunu ne zaman fark ediyorsunuz?
• Ay sonunda belgeleri toplayıp muhasebeye hazır hale getirmek kaç saatinizi alıyor?

Bu soruların birkaçında cevabınız tahmine dayanıyorsa eksik olan şey araç değil görünürlüktür. Görünürlük eksikliği filo küçüldükçe ortadan kalkmaz, yalnızca daha az kişi tarafından fark edilir.

Sistem, ölçekten bağımsız olarak hangi yetkileri veriyor?

Filomobil’in Shell & Turcas Petrol A.Ş. yetkili çözüm ortağı olarak kurduğu kurumsal taşıt tanıma sistemi, pompadaki otomatik tanımadan raporlamaya kadar aynı yetki setini araç sayısından bağımsız biçimde sunar. Hesaba kaç araç kayıtlı olursa olsun aynı ekranlar, aynı kısıtlar ve aynı fatura düzeni geçerlidir.

• Araç pompada otomatik tanınır, sürücünün ödeme yapması gerekmez
• Her araç için günlük ve aylık limit tanımlanabilir
• Aracın yakıt türü sisteme kayıtlı olduğu için hatalı dolum riski azalır
• Yakıt alımı belirli istasyonlarla sınırlandırılabilir
• Online raporlama kim, ne zaman, nerede ve ne kadar sorularını alım bazında cevaplar
• Web paneli ve mobil uygulama üzerinden kayıtlara 7/24 erişilir
• Bir aracın yakıt alımı mobil uygulamadan açılıp kapatılabilir
• Tüm araçların alımları ayda iki kez toplu faturada birleşir, ödeme kredi kartıyla da yapılabilir

Aynı yetkilerin karşılığı küçük bir işletmede büyük bir filodakinden farklıdır. Kalabalık filoda kontrol bir ekibin işidir. Küçük işletmede aynı işi çoğu zaman şirketin sahibi ya da tek bir ofis çalışanı yapar. Limitin sistemde tanımlı olması, o kişinin her hafta tekrarladığı bir kontrol adımını ortadan kaldırır. Kazanç burada oran olarak değil, ortadan kalkan iş adımı olarak ölçülür.

Elle takip ile sistemli takip arasındaki fark nerede görünür

Karar ölçütü	Belge toplamaya dayalı düzen	Taşıt tanıma sistemi düzeni
Alımın kaydı	Sürücü belgeyi getirir, kayıt elle tutulur	Alım kendi kaydını üretir, panelden görülür
Harcama sınırı	Sürücüyle sözlü mutabakat	Araç başına günlük ve aylık limit
Yakıt türü	Pompada sürücünün seçimine bağlı	Araca tanımlı yakıt türü sistemde kayıtlı
İstasyon	Sınırlandırma yok	İstasyon kısıtı tanımlanabilir
Faturalama	Her alım için ayrı belge	Ayda iki kez toplu fatura
Anında müdahale	Sürücüyü aramak gerekir	Mobil uygulamadan alım açılıp kapatılır
Geçmişe bakmak	Arşivi elden geçirmek gerekir	Panelden alım bazında raporlama

Gider kaydı tarafı kararı nasıl etkiliyor?

Küçük ve orta ölçekli işletmelerde geçiş kararını çoğu zaman operasyondan önce muhasebe tarafı belirler. Ticari araçların akaryakıt harcamalarının şirket gideri olarak kaydedilebilmesi ve vergi matrahından düşülebilmesi, tanımlı bir taşıt tanıma sistemi üzerinden yakıt alınmasına bağlandı. Düzenlemeyi Gelir İdaresi Başkanlığı yaptı; Ulusal Taşıt Tanıma Sistemi, kısaca UTTS adıyla yürürlükte ve amacı akaryakıt piyasasında rekabet eşitliği sağlamak ile kayıt dışı ekonomiyle mücadele etmek olarak tanımlandı. Yükümlülük hem araç hem satış noktası tarafını kapsıyor; araçlarda Taşıt Tanıma Birimi, akaryakıt istasyonlarında da asgari bir pompada UTTS donanımı aranıyor.

Shell Taşıt Tanıma Sistemi UTTS ile tam entegre çalışıyor, yani yakıt tarafındaki kayıt ayrıca bir uyum işi çıkarmadan yürüyor. Kendi işletmenizin kapsama nasıl girdiğini ve giderlerinizin nasıl kaydedileceğini mali müşavirinizle netleştirmeniz gerekir; buradaki anlatım mevzuat yorumu yerine geçmez. Düzenlemenin resmî kaynağı utts.gov.tr adresidir.

Sistemin çözmediği konular

Karar verirken kapsamı doğru çizmek gerekir. Taşıt tanıma sistemi yakıt tarafını yönetir; aracın anlık konumunu, hızını veya sürüş davranışını göstermez. Bunlar Shell FiloPlatform hizmetinin konusudur, Mobiliz teknolojisiyle çalışır ve TTS entegrasyonu sayesinde yakıt tüketim raporları da o tarafta üretilir. Otoyol ve köprü geçişleri de ayrı bir başlıktır: Shell Kurumsal HGS, mevcut TTS hesabı üzerinden tek faturayla ve sonradan ödeme düzeniyle yönetilir.

İki koşul daha kararın önünde durabilir. Birincisi, alımlar Shell istasyonlarında yapılır. Ağ 81 ilde 1000’den fazla istasyonu kapsıyor, yine de kendi güzergâhınızdaki istasyon dağılımı bakmanız gereken bir ölçüttür. İkincisi, başvuru yalnızca Türkiye’de aktif vergi levhasına sahip işletmelerden kabul edilir; bireysel ve şahsi başvurular alınmaz. Küçük ölçekli bir okur için asıl eşik araç sayısı değil budur.

Sistem kendiliğinden disiplin de üretmez. Limitler tanımlanmaz, kısıtlar boş bırakılır ve raporlara bakılmazsa elinizde yalnızca daha düzenli bir fatura kalır. Sistemin değeri, tanımladığınız kurallar kadardır.

Geçişe karar verdiyseniz izlenecek sıra

1. Araç listesini çıkarın; her araç için plakayı, yakıt türünü ve olağan aylık ihtiyacı yazın.
2. Hangi kısıtların gerekli olduğuna karar verin: günlük limit, aylık limit, yakıt türü ve gerekiyorsa istasyon sınırı.
3. Başvuruyu işletme adına ve aktif vergi levhanızla yapın.
4. Portal ile mobil uygulama şifresi için şirket uzantılı e-posta adresinizden [email protected] adresine talep gönderin.
5. İlk fatura döneminin raporunu tanımladığınız limitlerle karşılaştırın, gerçek kullanıma göre kısıtları güncelleyin.

Karar öncesi sık gelen üç soru

Az araçlı bir filoda limit tanımlamak gereksiz bir ayrıntı mı?

Limit harcamayı kısmak için değil, olağan dışını görünür kılmak için tanımlanır. Araç başına günlük ve aylık sınır belirlendiğinde beklenenin dışına çıkan alım kendini gösterir. Az araçlı bir filoda bu sapmayı fark etmek daha kolay görünür, ancak fark edilmesi için yine de birinin bakması gerekir. Sistemde tanımlı limit bu bakma işini üstlenir.

Sisteme geçince araçların konumunu da izleyebilir miyim?

Hayır. Taşıt tanıma sistemi yakıt alımını yönetir ve raporlar. Aracın nerede olduğu, hangi hızla gittiği, mesaiye kaçta başlayıp kaçta bitirdiği ve nasıl sürüldüğü Shell FiloPlatform kapsamındadır ve ayrı bir hizmet olarak kurulur.

Bayilerime ve iş ortaklarıma verdiğim yakıt kartları da bu sisteme mi bağlanır?

Hayır. Taşıt tanıma sistemi şirkete kayıtlı araçların alımını yönetir. Bayi ve distribütörlere verilen akaryakıt kartlarının tek merkezden yönetimi Shell Partner Card, bakiye yüklü ve şifresiz dönemsel kullanım ise Shell Pratik Kart kapsamındadır. İhtiyacınız hangisine denk geliyorsa değerlendirmeyi o hizmet üzerinden yapmak gerekir.